Dewiramedia.com – Dalam organisasi perlu adanya perencanaan dalam setiap kegiatan organisasinya. Perencanaan adalah bagian yang tidak dapat dipisahkan dalam kegiatan manajemen. Misalnya perencanaan untuk melakukan rekrutmen, perencanaan untuk proses produksi, perencanaan pemasaran, perencanaan biaya sampai perencanaan pemutusan hubungan kerja. Perencanaan merupakan suatu proses pemikiran dan penentuan hal utama yang harus dilakukan untuk mengantisipasi terhadap segala situasi di masa depan. Perencanaan dilakukan untuk menentukan strategi dan cara yang tepat untuk mencapai target dan tujuan organisasi. Tanpa perencanaan, suatu organisasi tidak akan memiliki tujuan yang jelas dan terperinci dalam jangka panjang, tidak memiliki kesesuaian dengan target market, tidak mampu bertahan dalam persaingan bisnis yang ketat serta memiliki potensi gagal yang lebih besar.

Sebagai upaya untuk menghindari segala risiko organisasi, maka diperlukan perencanaan yang efektif dan efisien. Menurut Engkoswara (2010) Perencanaan adalah suatu kegiatan untuk menetapkan aktivitas yang mengandung 5W1H yaitu :

• What (Apa yang akan dilakukan)
• Why (Mengapa hal tersebut harus dilakukan)
• Who (Siapa yang akan melakukannya)
• Where (Dimana akan dilakukannya)
• When (Kapan akan dilakukan)
• How (Bagaimana melakukannya)

Pertanyaan tersebut dirumuskan dengan tujuan-tujuan, strategi serta metode yang akan digunakan oleh organisasi. Planning atau perencanaan merupakan salah satu fungsi dalam manajemen yang begitu penting terutama dalam menghadapi kondisi eksternal.

Menurut Sanjaya (2008) dalam bukunya Sholeh 2007:131 menyatakan bahwa ada empat unsur perencanaan yaitu adanya tujuan yang harus dicapai, adanya strategi untuk mencapai tujuan, sumber daya yang dapat mendukung dan implementasi setiap keputusan. Dengan begitu, dapat disimpulkan bahwa perencanaan harus meliputi unsur objek atau target, masa depan dan jangka panjang serta sumber acuan yang terpercaya.

Menurut Jaqueline Alder (2008:228) perencanaan adalah suatu proses untuk menentukan apa yang ingin dicapai di masa yang akan datang serta menetapkan tahapan-tahapan yang dibutuhkan untuk mencapainya.

Secara umum, manajemen perencanaan merupakan pengelolaan proses penentuan tujuan organisasi, lalu disajikan dengan jelas dalam strategi-strategi, program, dan tindakan yang diperlukan untuk mencapai tujuan keseluruhan suatu perusahaan. Manajemen perencanaan dilakukan sebagai upaya untuk mengidentifikasi permasalahan dan hambatan, serta melakukan koreksi dan evaluasi terhadap segala penyimpangan sehingga organisasi dapat dikendalikan dengan baik.

Berikut jenis-jenis perencanaan :

• Perencanaan berdasarkan ruang lingkup :
• Rencana strategis, perencanaan mengenai kebijakan untuk jangka panjang
• Rencana taktis, perencanaan mengenai kebijakan jangka pendek dan dapat disesuaikan selama masih dengan tujuan yang sama
• Rencana terintegrasi, perencanaan secara menyeluruh dan terpadu
• Perencanaan berdasarkan tingkatan
• Rencana induk, perencanaan organisasi dengan tujuan dan ruang lingkup yang luas
• Rencana operasional, perencanaan yang berfokus pada pedoman pelaksanaan program-program organisasi
• Rencana harian, perencanaan yang meliputi aktivitas rutin harian.

Menurut T.Hani Handoko (1999) dalam kegiatan perencanaan organisasi harus melalui empat tahapan sebagai berikut :

• Menetapkan serangkaian tujuan;
• Menyusun rumusan keadaan yang sedang terjadi;
• Mengindentifikasi segala permasalahan dan hambatan baik internal ataupun eksternal;
• Mengembangkan rencana untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan.

Pihak-pihak yang menyusun perencanaan organisasi diantaranya (1) Panitia perencana yaitu orang-orang yang telah ditunjuk oleh organisasi karena keahlian dan kepentingannya di organisasi; (2) Bagian perencanaan, yaitu bagian yang ditugaskan untuk merencanakan segala sesuatu bagi organisasi; (3) Tenaga staf, yaitu seseorang yang dipilih oleh organisasi baik dari internal ataupun eksternal organisasi untuk membuat perencanaan organisasi.

Manfaat perencanaan dalam organisasi yaitu untuk menyesuaikan diri dengan perubahan lingkungan, membantu manajer dalam memahami gambaran operasional, membantu penempatan tanggungjawab, memudahkan dalam berkoordinasi setiap bagian organisasi, meminimalisir waktu, usaha, dan dana serta meminimalkan pekerjaan yang tidak pasti.

Dari berbagai manfaat, terdapat beberapa kelemahan dalam manajemen perencanaan diantaranya adanya kemungkinan berlebihan dibandingkan dengan kontribusi nyata, terdapat beberapa cara yang tidak konsisten dan terkadang penanganan permasalahan yang paling baik ada pada saat masalah itu terjadi.

Strategi dan taktik dalam manajemen perencanaan dapat ditentukan melalui metode analisis SWOT (Strength, Weakness, Opportunity, Threat). Analisis SWOT (Strength, Weakness, Opportunity, Threat) adalah metode perencanaan strategis untuk mengevaluasi kekuatan, kelemahan, peluang dan ancaman suatu bisnis organisasi. Dalam metode ini menganalisis faktor internal dan faktor eksternal yang dapat mendukung atau tidak mendukung dalam mencapai tujuan. Sehingga perencanaan organisasi yang dirancang dapat berjalan secara optimal, efektif dan efisien.

Namun analisis SWOT hanya dapat digunakan sebagai arahan bukan pemecah masalah

Untuk mencapai manajemen perencanaan yang efektif dan efisien, maka perencanaan dalam organisasi harus juga memenuhi karakteristik sebagai berikut :

• Fungsi Manajerial, yaitu meliputi pengorganisasiam, kepegawaian, pengarahan dan pengendalian
• Berorientasi pada tujuan, mengidentifikasi tindakan alternatif dan membuat keputusan tindakan
• Pervasif, yaitu perencanaan harus ada di semua level, tingkatan atau departemen organisasi
• Proses Berkelanjutan, yaitu perencanaan dibuat untuk jangka waktu tertentu misalnya bulan, kuartal, tahun, dan seterusnya
• Proses Intelektual, yaitu melibatkan logika, berpikir, membayangkan dan berinovasi
• Futuristik, yaitu memproyeksikan masa depan untuk mampu menghadapi tantangan dimasa depan secara efektif
• Pengambilan keputusan, yaitu alternatif yang dipilih harus yang terbaik dan memiliki lebih banyak kelebihan dibandingkan kekurangan bagi organisasi

Dalam sebuah perencanaan juga perlu memperhatikan sifat rencana yang baik. Sifat rencana yang baik yakni :

• Pemakaian kata-kata yang sederhana dan jelas;
• Fleksibel, suatu rencana harus dapat menyesuaikan dengan keadaan yang sebenarnya
• Stabilitas, setiap rencana harus dijaga stabilitasnya
• Ada dalam perimbangan, berarti bahwa pemberian waktu dan faktor-faktor produksi kepada siapa tujuan organisasi seimbang dengan kebutuhan.
• Meliputi seluruh tindakan yang dibutuhkan, artinya meliputi fungsi-fungsi yang ada dalam organisasi.

Jadi, dalam organisasi perlu adanya manajemen perencanaan yang meliputi kegiatan untuk menetapkan tujuan baik itu tujuan jangka pendek maupun jangka panjang. Perencanaan sangat penting bagi manajer ataupun pimpinan dalam organisasi untuk membuat keputusan. Perencanaan dapat dikelompokan jenis nya berdasarkan ruang lingkup dan tingkatannya

Salah satu strategi manajemen perencanaan dalam organisasi yaitu analisis SWOT (Strength, Weakness, Opportunity, Threat) Dalam metode ini menganalisis faktor internal dan faktor eksternal yang dapat mendukung atau tidak mendukung dalam mencapai tujuan. Sehingga perencanaan organisasi yang dirancang dapat berjalan secara optimal, efektif dan efisien.

Manajemen perencanaan yang efektif dan efisien adalah perencanaan yang memenuhi karakteristik perencanaan serta dalam penyusunannya mengandung kalimat yang mudah dimengerti, fleksibel, stabil, ada perimbangan, berkelanjutan, rasional dan faktual.

DAFTAR PUSTAKA

Pratiwi, H. N. (2011, Oktober 05). Perencanaan Dalam Manajemen. Retrieved from Makalah Mahasiswa: https://contoh-makalah-mahasiswa.blogspot.com/2011/10/makalah-perencanaan-manajemen.html

Prawiro, M. (2020, September 30). Pengertian Perencanaan: Fungsi, Tujuan dan Jenis-jenis Perencanaan. Retrieved from Maxmanroe.com: https://www.maxmanroe.com/vid/manajemen/pengertian-perencanaan.html

Tundung Subali Patma, M. M. (2019). Pengantar Manajemen. In P. Press. Malang: Polinema Press.

Yolanda, R. R. (2018, May 14). Perencanaan dalam Manajemen. Retrieved from Yollanda18: https://yollanda18.wordpress.com/2018/05/14/makalah-tentang-perencanaan-dalam-manajemen/

Pengirim : Rahmad Cahayadi