Dewiramedia.c0m – Kegiatan berkomunikasi dengan surat disebut surat-menyurat atau korespondensi. Ketika membicarakan tentang surat menyurat mungkin yang kita ketahui yaitu alat komunikasi tertulis, tetapi secara lengkapnya Surat menyurat adalah salah satu sarana penyampaian informasi secara tertulis yang masih digunakan hingga saat ini. Apabila ditinjau dari sifat isinya, surat adalah jenis karangan (komposisi) paparan. Di dalam paparan, pengarang mengemukakan maksud dan tujuannya, menjelaskan apa yang dipikirkan dan dirasakannya. Begitu pula yang terjadi di dalam dunia bisnis, Surat adalah selembar kertas yang berisi informasi, pesan, pertanyaan, dan tanggapan yang sesuai dengan keinginan penulis surat.

Beberapa survei mengenai transaksi bisnis internasional menjelaskan bahwa sekitar 80% kegiatan komunikasi dan interaksi bisnis ekspor impor biasanya dilakukan melalui korespondensi (surat-menyurat) terutama melalui sarana teleks, faxcimili dan melalui email.

Ada juga yang melakukannya melalui negosiasi tatap muka langsung. Hal ini berarti bahwa korespondensi memegang peranan penting dalam bisnis dan bidang lainnya. Hasil negosiasi tatap muka tersebut akan di dokumentasikan dalam bentuk surat menyurat atau korespondensi.

Salah satu contoh dari surat bisa di lihat seperti surat pernyataan persetujuan kerjasama untuk project, purchase order dan invoice.

Untuk menyusun surat yang baik penulis harus memahami hal-hal berikut ini :

1. Menetapkan terlebih dahulu maksud dari surat yang ingin dibuat yaitu pokok pembicaraan yang ingin disampaikan kepada penerima surat, apakah itu berupa pemberitahuan, pernyataan, pertanyaan, permintaan dan laporan
2. Menetapkan urutan masalah yang akan ditulis
3. Merumuskan pokok pembicaraan itu satu persatu secara runtut logis, teratur dengan menggunakan kalimat dan ungkapan yang menarik, sopan dan mudah dipahami
4. Jangan menggunakan singkatan kata atau akronim
5. Menguasai bentuk surat dan penulisan bagian-bagian surat
6. Mengikuti pedoman penulisan ejaan dan tanda baca sebagaimana digariskan oleh Pedoman Umum Ejaan Bahasa Indonesia yang disempurnakan dan pedoman pembuatan istilah dalam Bahasa Indonesia.

Fungsi surat

• Surat digunakan sebagai alat komunikasi tertulis untuk menyampaikan informasi kepada orang dan lembaga lain.
• Sebagai bukti nyata hitam di atas putih, terutama surat-surat perjanjian.
• Sebagai alat pengingat, karena surat dapat di arsipkan dan dapat dilihat kembali jika diperlukan
• Sebagai bahan untuk mengambil keputusan
• Sebagai pedoman kerja dalam melaksanakan tugas
• Sebagai bukti sejarah

Dengan demikian dapat disimpulkan bahwa segala sesuatu dalam bisnis tetap akan dirumuskan dalam bentuk tertulis atau dalam bentuk dokumen surat-menyurat. Maka cara apapun yang dipakai dalam transaksi apakah melalui korespondensi atau negosiasi tatap muka pada akhirnya korespondensi tetap akan memegang peranan penting. Sebab tanpa adanya korespondensi baik melalui media surat biasa, teleks, faxcimili, email dan lain-lain, maka suatu transaksi bisnis mustahil dapat dilakukan.

PENGIRIM

1. Nurul Fadhilah (201011200367)
2. Putri Amelia Oktaviani (201011200647)
3. Putri Ayu Cahyani (201011200577)